מאיפה מגיעים הנתונים
לפני הכפתור הראשון — מה בעצם עובר, ומה לא.
מערכת השעות עצמה נבנית בשח"ף ומיוצאת ממנה לקובצי אקסל. Timeline Craft אינה בונה מערכת שעות — היא קוראת אותה, בודקת אותה ומנהלת עליה את היומיום. זה הדבר הראשון שכדאי לדעת, כי הוא קובע איפה מתקנים כל טעות.
שלושה סוגי קבצים
| הקובץ | מה יש בו | למה הוא קריטי |
|---|---|---|
| הגיליון הראשי | עמודות שעות · שובץ · מורה · מקצוע · כיתות, ואופציונלית חדר | זהו גיליון התכנון — כמה שעות מגיעות לכל מורה בכל מקצוע ובכל כיתה |
| חתך כיתות (יום א׳–ה׳) | טבלה של כיתות מול שעות | ממנו נבנים שיעורי הכיתות של אותו יום |
| חתך מורים (יום א׳–ה׳) | טבלה של מורים מול שעות, עם סימוני X | מקור האמת היחיד לשעות שאין להן כיתה — שהייה, פרטני, מליאה, צוותים, שילוב וייעוץ |
העלאת הקבצים
אפשר להעלות קובץ אחד או את כולם יחד. הכלי מזהה לבד מה כל קובץ.
- פתחו את אפליקציית ייבוא והזינו את קוד אחראי/ת המערכת.
- בכרטיס עדכון מנתוני אקסל גררו את הקבצים אל האזור המקווקו, או הקישו עליו ובחרו אותם. קבצי
.xlsxבלבד. - האפליקציה קוראת קודם את הענן (קוראת את הענן…) ואז את הקבצים, ומזהה כל אחד לפי הכותרות שבתוכו — לא לפי שם הקובץ.
- המתינו לתצוגה המקדימה. עד כאן שום דבר לא נשמר.
קריאת התצוגה המקדימה
זהו המסך החשוב ביותר בכל האפליקציה. הוא מראה בדיוק מה ישתנה — לפני שמשהו משתנה.
הכרטיס העליון — מה יקרה אם תאשרי
- שיעורי כיתה יימחקו / ייבנו — מופיע רק כשהועלו קבצי חתך כיתות.
- שעות ללא כיתה ייבנו — מופיע רק כשהועלה חתך מורים.
- שורות תכנון ישתנו וישויות חדשות — תמיד.
שני מצבים שחוסמים את הכפתור
| המצב | מה רואים | מה עושים |
|---|---|---|
| אין שינוי כלל | אין שינויים לשמירה. | הקובץ זהה למה שכבר בענן. אין מה לאשר. |
| שורות שלא זוהו | N שורות בקובץ לא זוהו ולא ייבנו. באדום | עדיף לתקן את הקובץ ולייבא שוב. אפשר לאשר בכל זאת רק אחרי סימון תיבה שאומרת במפורש שהשיעורים האלה יהיו חסרים. |
הדוח המלא
הכפתורים העתקת הדוח המלא והורדה כקובץ מוציאים את כל מה שעל המסך כטקסט. שווה להוריד אותו לפני אישור של ייבוא גדול — הוא התיעוד היחיד של מה בדיוק השתנה.
מה נמחק ומה נשמר
שלוש התנהגויות שונות לשלושת סוגי הקבצים. לא להתבלבל ביניהן.
| מה | איך הייבוא מתייחס אליו |
|---|---|
| שיעורי כיתה ביום שהועלה | נמחקים ונבנים מחדש מהקובץ |
| שעות ללא כיתה ביום שהועלה | נמחקות ונבנות מחדש מחתך המורים |
| יום שלא הועלה לו קובץ | לא נוגעים בו בכלל |
| שורות בגיליון התכנון | מיזוג — מעודכנות, לא נמחקות |
| שורה שקיימת בענן ואינה בקובץ | נשמרת, אלא אם תסמנו אותה למחיקה בטבלה בענן ולא מופיע בגיליון הראשי |
מה שורד כל ייבוא
ארבעה דברים נשמרים בליבה ומוחלים מחדש אחרי כל בנייה, ולכן אינם נמחקים כשמעלים קבצים חדשים: רשימת החדרים, שעות לא עובד/ת הידניות, שיבוץ החדרים לשיעורים, וכינויי שמות של מורות.
מה שאינו מגיע משח"ף
ארבעה דברים שאין להם מקור בקבצים, ולכן נערכים ידנית כאן — פעם אחת, וממשיכים לחיות אחרי כל ייבוא.
רשימת החדרים
בשח"ף אין שיבוץ חדרים — עמודת חדר בגיליון הראשי מכילה את קוד הכיתה עצמו. רשימת חדרי בית הספר האמיתיים נוצרת כאן, עם שיוך לבניין. זהו המקום היחיד שאפשר לערוך אותה.
שעות לא עובד/ת ידניות
סימוני ה-X שבחתך המורים נכנסים אוטומטית. כאן מוסיפים ימים ושעות שאינם מסומנים בקבצים.
שיבוץ חדרים לשיעורים
שיוך חדר לכל שיעור, לפי כיתה ויום או בשיבוץ מהיר לפי מקצוע. השיוך נשמר לפי כיתה·יום·שעה·מקצוע·מורה ולא לפי מזהה השיעור — ולכן הוא שורד ייבוא שמייצר מזהים חדשים.
שינוי שם מורה
משנה את השם בכל המקומות ושומר את השם הישן ככינוי, כך שקובץ שח"ף שממשיך לכתוב אותו עדיין יזוהה כאותה מורה.
בדיקה אחרי הייבוא
אפליקציית ליבה היא מסך צפייה בלבד — היא לא מתקנת, היא אומרת לכם מה לחפש באקסל.
פתחו את ליבה. היא נפתחת ישר על המסך מה חסר, שמונה על עצמו את מספר הממצאים. הקישו על כל מונה כדי לראות את הפירוט שלו.
| הבדיקה | מה היא אומרת |
|---|---|
| כיתות ללא מחנך/ת | לא זוהה מחנך — בדקו את כרטיס הכיתה או את מקצוע החינוך |
| מורים/ות ללא מקצוע משויך | המורה קיימת אבל לא שויכה לאף מקצוע |
| מקצועות שאף מורה אינו/ה מלמד/ת | מקצוע יתום — לרוב שריד של מקצוע שהוחלף |
| שעות בלוח הצלצולים ללא התחלה או סיום | שימו לב: 00:00 נחשב חסר, לא חצות |
| רצף שבור בלוח הצלצולים | פער או חפיפה בין סיום שורה להתחלת הבאה |
| שמות כפולים | שתי רשומות באותו שם |
| רשומות ללא שם | רשומה בלי שם, עם המזהה הגולמי שלה |
תקלות נפוצות
הדברים שבאמת קורים, והפעולה הנכונה לכל אחד.
| מה רואים | מה זה אומר | מה עושים |
|---|---|---|
| מישהו אחר שמר נתונים בענן בינתיים | שני אנשים ערכו במקביל | לרענן את הדף ולהריץ את הייבוא שוב |
| שימו לב: הליבה כבר נשמרה ומערכת השעות לא | השמירה נעשית בשני שלבים, והשני נכשל | לרענן ולהריץ את הייבוא שוב — הוא ישלים |
| הענן החזיר ליבה ריקה למרות שגרסתה N | קריאה חלקית מהשרת | הייבוא נעצר בכוונה כדי לא למחוק נתונים. לנסות שוב בעוד רגע |
| ספריית קריאת האקסל לא נטענה | תקלת רשת, לא בעיה בקובץ | לבדוק חיבור ולרענן |
| ⚠ שימו לב — תיקון קודם עלול לחזור אחורה | הקובץ מחזיר ערך שתוקן ידנית בענן | לבדוק אם הקובץ מעודכן. אישור יחזיר את הערך הישן |
שלושה דברים לזכור
הייבוא לא מוחק לבד
מורה, מקצוע, כיתה או שורת תכנון שקיימים בענן ואינם בקובץ — מדווחים כאזהרה ונשארים. מחיקה דורשת סימון מפורש.
קובץ יום כן מוחק
כל שיבוצי היום נמחקים ונבנים מחדש. זה ההבדל המרכזי בין הגיליון הראשי לקובצי היום.
ליבה לא מתקנת
היא אומרת מה שבור. התיקון עצמו נעשה באקסל ומיובא מחדש.
אין ביטול
קראו את התצוגה המקדימה, והורידו את הדוח לפני ייבוא גדול.